Balk boven
Balk boven resp

Hoe zit het precies met de werkkostenregeling voor de catering?

Full werkkostenregeling lokale helden en co

Hoe zit het precies met de werkkostenregeling voor de catering?

 

Ontbijt, lunch en diner vanuit de werkgever aangeboden ziet de belastingdienst als loon in natura. Dat geldt in principe voor alle maaltijden die dagelijks, op de werkplek tot 17:00 uur geserveerd worden. Maaltijden die buiten deze tijd vallen, zijn in principe hiervan vrijgesteld.

We beperken ons in dit stuk even tot die maaltijden die zoals boven, als loon in natura worden gezien en dus binnen de werkkostenregeling vallen.

 

 

Normbedrag

Ok, loon in natura dus. Maar, hoeveel extra "loon" is dat dan per maaltijd? De belastingdienst hanteert hiervoor een vast bedrag als norm. Dit vaste bedrag noemt men het zgn. "normbedrag". 

In 2018 heeft de belastingdienst dit normbedrag vastgesteld op € 3,35 per maaltijd.

Dus, stel dat de werkgever een maaltijd volledig "gratis" aanbiedt aan zijn werknemer, dan wordt die aangeboden maaltijd gezien als extra loon van € 3,35 (het normbedrag). Dat "extra loon" zou dan ook natuurlijk in eerste instantie (zonder werkkostenregeling) als zodanig belast dienen te worden.


Eigen bijdrage

Om het nog iets ingewikkelder te maken kan van de werknemer natuurlijk ook een eigen bijdrage verlangt worden. Als dat het geval is, dan wordt die eigen bijdrage in mindering gebracht op dat "extra loon" van € 3,35. Dat stopt overigens wel als het resultaat op € 0,00 uit komt. (ofwel: als de eigen bijdrage van de werknemer € 3,35 of meer bedraagt.) Kortom: Het resultaat: normbedrag minus eigen bijdrage kan dus volgens de belastingdienst nooit negatief zijn.



Gratis verstrekkingen

Dit hele verhaal geldt alleen als er sprake is van een complete maaltijd. Consumpties die géén deel uitmaken van een maaltijd zoals alleen een stuk fruit en/of alleen een kop koffie ziet de belastingdienst als "gratis verstrekkingen". Deze zijn onbelast en vallen daarom dan ook buiten de werkkostenregeling.

 

Een praktijkvoorbeeld

In het restaurant van een bedrijf neemt medewerker A voor € 1,25 een kop soep en medewerker B voor € 2,00 een kop soep, een sandwich en een jus d’orange. 

Medewerker A heeft volgens de normen van de belastingdienst geen complete maaltijd verworven. Zijn consumptie valt onder de "gratis verstrekkingen", is onbelast en valt daarom dan ook compleet buiten de werkkostenregeling.

Medewerker B echter heeft wél een maaltijd aangeschaft. Hiervoor geldt de werkkostenregeling dus wel. Specifieker: Normbedrag minus eigen bijdrage: €3,35 - € 2,00 = € 1,35. Dat bedrag van € 1,35 is het bedrag dat de werkgever de werknemer "cadeau" (= loon in natura) doet.

En voor díe uitkomst van € 1,35 geldt de werkkostenregeling.

 

Vrije ruimte

Je kan als werkgever dit cadeautje van € 1,35 volgens de werkkostenregeling onder brengen in de zgn. "vrije ruimte". Dit is de ruimte die u heeft om uw werknemers onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen. De grootte van die "ruimte" is vastgesteld op 1.2% van de totale bruto loonsom.

 

Nóg een uitzondering: Werkelijke bedrag groter dan normbedrag.

We hadden eerder al gezien dat maaltijden, verstrekt na 17:00 uur compleet buiten de werkkostenregeling vallen, evenals de onbelaste vrije verstrekkingen. Er zijn nog meer situaties denkbaar waarbij die werkkostenregeling niet geldt:

Het kan namelijk zo zijn dat de werkelijke kosten van de maaltijd het normbedrag van € 3,35 overstijgt. Dan geldt dat het bedrag dat die werkelijke kosten hoger zijn dan dat normbedrag buiten deze regeling vallen.

 

Kosten

We gaan weer even terug naar het voorbeeld van werknemer B, waarbij het bedrag van € 1,35 binnen de regeling valt. Over die € 1,35 zou, zonder die werkkostenregeling een heffing van 80%  moeten worden betaald.

80% van € 1.35 lijkt niet veel, maar het gaat uiteindelijk om het totaal aantal maaltijden en de gemiddelde besteding.

Stel dus dat het gemiddelde ook € 1,35 is bij een bedrijf van 400 medewerkers die allen 261 werkbare dagen per jaar lunchen, dan is dat een totaal bedrag van € 140.940,-.

Deze kosten kunnen we dus opnemen in die eerder genoemde vrije ruimte volgens de werkkostenregeling. Maar, die vrije ruimte bedraagt zoals eerder gezegd 1.2% van de totale bruto loonsom. Ga je daar met die € 140.940 overheen, dan moet over dat restant wél 80% heffing worden betaald aan het einde van het jaar.

 

Administratie

Gelukkig is het niet zo dat per werknemer dit inzichtelijk moet worden gebracht. De cateraar moet inzicht kunnen geven in de eigen bijdragen vanuit de medewerkers en het totale aantal maaltijden van het bedrijf. Een andere optie is om het volledige bedrag van € 3,35 via het loon van de medewerkers te laten lopen en zo vindt er dus geen verrekening van de werkkostenregeling plaats.

 

Advies

Uiteraard kijken wij graag samen naar de mogelijkheden voor de werkkostenregeling. Het is belangrijk om van te voren goed stil te staan bij de eventuele kosten.

 

Dit artikel is met alle zorg samengesteld. Echter aan de teksten of verwerking hiervan kunnen geen rechten ontleend worden.

 

Meer weten? Wij helpen je graag! Kom in contact via alwin.christianen@lokalehelden.nl of via 06 538 07 282

Balk onder